Điều khoản sử dụng

Điều khoản này áp dụng cho việc sử dụng hệ thống Thu chi DN (bản web và ứng dụng điện thoại, sau đây gọi là "Hệ thống") do Văn phòng Công chứng Ngô Hồng Thanh vận hành, phần mềm được phát triển bởi www.vi-sos.com. Bằng việc đăng nhập và sử dụng Hệ thống, bạn xác nhận đã đọc, hiểu và đồng ý với các điều khoản dưới đây cùng Chính sách bảo mật.

1. Tài khoản và phân quyền

• Tài khoản do quản trị viên của đơn vị vận hành cấp và gắn với một vai trò (quản trị, giám đốc, kế toán, chỉ xem…). Bạn chỉ được sử dụng chức năng trong phạm vi vai trò được cấp.
• Bạn chịu trách nhiệm giữ bí mật mật khẩu và mọi thao tác thực hiện bằng tài khoản của mình. Không chia sẻ tài khoản cho người khác; báo ngay cho quản trị viên khi nghi ngờ tài khoản bị lộ.
• Quản trị viên có thể khóa, đổi vai trò hoặc xóa tài khoản khi người dùng thôi việc, thay đổi vị trí công tác hoặc vi phạm điều khoản.

2. Sử dụng đúng mục đích

Hệ thống dùng để quản lý thu chi, hợp đồng, hóa đơn, nhân sự và tiền lương của đơn vị vận hành. Bạn không được:

• Nhập, tải lên nội dung sai sự thật, chứng từ giả hoặc dữ liệu vi phạm pháp luật;
• Truy cập, sao chép, trích xuất dữ liệu ngoài phạm vi công việc được giao hoặc tiết lộ cho bên thứ ba khi chưa được phép;
• Can thiệp, dò tìm lỗ hổng, làm quá tải hoặc phá hoại Hệ thống; dùng công cụ tự động truy cập Hệ thống khi chưa được đơn vị vận hành cho phép;
• Sao chép, dịch ngược, sửa đổi hay phân phối lại phần mềm.

3. Dữ liệu của đơn vị

Toàn bộ dữ liệu nghiệp vụ nhập vào Hệ thống (phiếu thu chi, hợp đồng, hồ sơ nhân sự, bảng lương, chứng từ…) thuộc quyền sở hữu của Văn phòng Công chứng Ngô Hồng Thanh. Người dùng nhập dữ liệu thay mặt đơn vị và chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ của dữ liệu mình nhập; mọi thao tác đều được ghi nhật ký kèm người thực hiện.

4. Chức năng AI và tính toán tự động

• Kết quả đọc chứng từ, gợi ý hạch toán, rà soát sổ sách, đối chiếu sao kê do AI đưa ra chỉ mang tính hỗ trợ; người dùng phải kiểm tra trước khi lưu hoặc duyệt.
• Các mức tính lương, bảo hiểm, thuế TNCN, thuế GTGT/TNDN và mẫu tờ khai được cài đặt theo văn bản pháp luật tại thời điểm phát hành phần mềm và có thể được ghi đè trong mục "Chính sách nhân sự". Đơn vị vận hành chịu trách nhiệm cập nhật khi pháp luật thay đổi và kiểm tra số liệu trước khi nộp cho cơ quan nhà nước.
• Báo cáo, tờ khai và văn bản do Hệ thống tạo ra là tài liệu làm việc; giá trị pháp lý của chúng phụ thuộc vào việc ký, phát hành và nộp theo quy định.

5. Dịch vụ của bên thứ ba

Một số chức năng phụ thuộc vào dịch vụ bên ngoài (đăng nhập Google, sao lưu Google Drive, AI của Anthropic (Claude) / OpenAI, hóa đơn điện tử Viettel SInvoice, thông báo đẩy Expo). Việc sử dụng các chức năng đó còn chịu điều khoản của nhà cung cấp tương ứng; Hệ thống không chịu trách nhiệm khi dịch vụ bên thứ ba gián đoạn, thay đổi hoặc ngừng hoạt động.

6. Sở hữu trí tuệ

Mã nguồn, giao diện, biểu mẫu, tài liệu và nhãn hiệu của phần mềm thuộc quyền sở hữu của đơn vị phát triển và/hoặc đơn vị vận hành theo thỏa thuận giữa hai bên. Điều khoản này không chuyển giao bất kỳ quyền sở hữu trí tuệ nào cho người dùng ngoài quyền sử dụng Hệ thống theo đúng mục đích.

7. Bản dùng thử (demo)

Trên bản demo, dữ liệu là giả định, tài khoản có thể được tạo tự động và toàn bộ dữ liệu có thể được xóa hoặc đặt lại bất kỳ lúc nào. Không nhập dữ liệu thật, thông tin cá nhân thật hay chứng từ thật vào bản demo.

8. Tính sẵn sàng và giới hạn trách nhiệm

• Hệ thống được cung cấp "như hiện có". Đơn vị vận hành và đơn vị phát triển nỗ lực duy trì Hệ thống ổn định nhưng không bảo đảm Hệ thống hoạt động liên tục, không lỗi; có thể tạm ngừng để bảo trì, nâng cấp.
• Trong phạm vi pháp luật cho phép, đơn vị phát triển không chịu trách nhiệm với thiệt hại gián tiếp phát sinh từ việc sử dụng hoặc không thể sử dụng Hệ thống, từ dữ liệu người dùng nhập sai, hoặc từ việc không kiểm tra kết quả tự động trước khi sử dụng.
• Người dùng chịu trách nhiệm với thiệt hại do vi phạm điều khoản này gây ra.

9. Tạm ngừng và chấm dứt

Quyền truy cập có thể bị tạm ngừng hoặc chấm dứt khi người dùng vi phạm điều khoản, khi kết thúc quan hệ lao động/hợp tác với đơn vị vận hành, hoặc khi đơn vị vận hành ngừng sử dụng Hệ thống. Dữ liệu đã nhập vẫn được lưu giữ theo thời hạn quy định trong Chính sách bảo mật.

10. Thay đổi điều khoản

Điều khoản có thể được sửa đổi; phiên bản mới có hiệu lực từ ngày ghi ở đầu trang và được công bố ngay trên Hệ thống. Việc tiếp tục sử dụng sau thời điểm đó được xem là bạn chấp nhận điều khoản mới.

11. Luật áp dụng

Điều khoản này được điều chỉnh bởi pháp luật Việt Nam. Tranh chấp phát sinh trước hết được giải quyết bằng thương lượng; nếu không đạt được thỏa thuận, các bên đưa ra tòa án có thẩm quyền tại Việt Nam.

12. Liên hệ

Mọi thắc mắc về điều khoản xin gửi tới Văn phòng Công chứng Ngô Hồng Thanh qua vinbsgroup@gmail.com, điện thoại 02923 846 947. Vấn đề kỹ thuật của phần mềm có thể gửi tới đơn vị phát triển tại www.vi-sos.com.