Chính sách bảo mật

Chính sách này giải thích hệ thống Thu chi DN (gồm bản web và ứng dụng điện thoại, sau đây gọi là "Hệ thống") thu thập, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu như thế nào. Hệ thống do Văn phòng Công chứng Ngô Hồng Thanh vận hành để quản lý thu chi, hợp đồng, nhân sự và tiền lương nội bộ; phần mềm được phát triển bởi www.vi-sos.com.

Chính sách được xây dựng theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, Nghị định 13/2023/NĐ-CP và các quy định pháp luật Việt Nam có liên quan.

1. Đơn vị kiểm soát dữ liệu

Văn phòng Công chứng Ngô Hồng Thanh (mã số thuế 1801538070), địa chỉ Số HD8-1, đường Võ Nguyên Giáp, khu dân cư Nam Long, khu vực 2, phường Cái Răng, thành phố Cần Thơ là bên kiểm soát dữ liệu: quyết định mục đích, phạm vi thu thập và cấp tài khoản cho người dùng. Đơn vị phát triển phần mềm chỉ can thiệp vào dữ liệu khi được yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật và không sử dụng dữ liệu cho mục đích riêng.

2. Dữ liệu được thu thập

• Dữ liệu tài khoản: họ tên, email, mật khẩu (chỉ lưu ở dạng băm, không thể khôi phục), vai trò, thời điểm đăng nhập. Khi đăng nhập bằng Google, Hệ thống nhận tên, email và ảnh đại diện từ tài khoản Google của bạn.
• Dữ liệu nghiệp vụ: phiếu thu chi, khoản phải chi, hợp đồng, đối tác, tài khoản ngân hàng, hóa đơn điện tử, văn bản, chứng từ đính kèm (ảnh, PDF) và các ghi chú do người dùng nhập.
• Dữ liệu nhân sự: hồ sơ nhân viên (họ tên, ngày sinh, số CCCD, mã số thuế, số sổ BHXH, số tài khoản, địa chỉ, người phụ thuộc), hợp đồng lao động, bảng lương, nghỉ phép.
• Dữ liệu kỹ thuật: địa chỉ IP, loại trình duyệt/thiết bị, nhật ký thao tác (ai tạo, sửa, duyệt, xóa gì và khi nào), mã thiết bị để gửi thông báo đẩy trên ứng dụng điện thoại.

3. Mục đích sử dụng

• Vận hành các chức năng của Hệ thống: ghi sổ, duyệt phiếu, theo dõi công nợ, lập bảng lương, kê khai thuế, in ấn chứng từ.
• Xác thực người dùng, phân quyền theo vai trò và bảo vệ tài khoản.
• Gửi thông báo về phiếu chờ duyệt, kết quả duyệt, nhắc hạn thuế và các sự kiện nghiệp vụ.
• Lưu vết thao tác để đối chiếu, kiểm toán nội bộ và xử lý sự cố.
• Thực hiện nghĩa vụ pháp lý về kế toán, thuế, lao động và bảo hiểm xã hội.

Hệ thống không bán, cho thuê hay chia sẻ dữ liệu cho mục đích quảng cáo.

4. Dịch vụ bên thứ ba

Một số chức năng cần chuyển dữ liệu tới nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài. Dữ liệu chỉ được gửi ở mức tối thiểu cần thiết cho chức năng đó:

• Google: đăng nhập bằng tài khoản Google (nếu quản trị viên bật) và sao lưu cơ sở dữ liệu lên Google Drive của đơn vị vận hành (nếu được kết nối).
• Nhà cung cấp AI (Anthropic – Claude, hoặc OpenAI tùy cấu hình): khi dùng các chức năng AI (đọc ảnh chứng từ, gợi ý hạch toán, rà soát sổ sách, đối chiếu sao kê), nội dung chứng từ hoặc dòng giao dịch liên quan được gửi tới máy chủ của nhà cung cấp đó để xử lý. Theo điều khoản API thương mại của các nhà cung cấp này, dữ liệu gửi qua API không được dùng để huấn luyện mô hình.
• Viettel SInvoice: thông tin hóa đơn (người mua, hàng hóa, số tiền) được gửi tới hệ thống hóa đơn điện tử Viettel khi phát hành hóa đơn.
• Expo Push Notifications: ứng dụng điện thoại dùng dịch vụ này để nhận thông báo đẩy; chỉ mã thiết bị và nội dung thông báo được chuyển đi.
• Cơ quan thuế: Hệ thống tạo tệp tờ khai (XML HTKK) để người dùng tự nộp; Hệ thống không tự động gửi dữ liệu tới cơ quan thuế.

5. Lưu trữ và bảo mật

• Dữ liệu được lưu trên máy chủ do đơn vị vận hành quản lý; kết nối giữa trình duyệt/ứng dụng và máy chủ được mã hóa bằng HTTPS.
• Mật khẩu được băm bằng thuật toán bcrypt; mã truy cập của ứng dụng điện thoại được lưu trong vùng lưu trữ bảo mật của thiết bị.
• Mọi thao tác quan trọng đều được ghi nhật ký kèm người thực hiện và thời điểm.
• Quyền xem, lập, duyệt và cấu hình được phân tách theo vai trò; chỉ quản trị viên mới truy cập được cấu hình hệ thống, sao lưu và nhật ký.
• Bản sao lưu định kỳ được lưu trên máy chủ và (tùy cấu hình) trên Google Drive của đơn vị vận hành.

6. Thời hạn lưu trữ

Chứng từ kế toán, sổ sách và hồ sơ lao động, tiền lương được lưu theo thời hạn pháp luật quy định (tối thiểu 10 năm với chứng từ kế toán theo Luật Kế toán). Dữ liệu tài khoản người dùng được giữ đến khi tài khoản bị xóa; nhật ký thao tác được giữ để phục vụ đối chiếu, kiểm toán. Trên bản dùng thử (demo), toàn bộ dữ liệu có thể được đặt lại định kỳ mà không cần báo trước.

7. Quyền của bạn

Là chủ thể dữ liệu, bạn có quyền được biết, truy cập, chỉnh sửa, yêu cầu xóa hoặc hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân của mình, rút lại sự đồng ý và khiếu nại theo quy định pháp luật. Bạn có thể tự cập nhật họ tên, mật khẩu trong mục "Tài khoản của tôi"; các yêu cầu khác vui lòng gửi tới đơn vị vận hành theo thông tin ở mục 10. Một số dữ liệu (ví dụ chứng từ kế toán, bảng lương đã chốt) có thể không xóa được trước thời hạn lưu trữ do luật định.

8. Cookie và lưu trữ trên thiết bị

Bản web dùng cookie phiên để duy trì đăng nhập và cookie bảo vệ chống giả mạo yêu cầu (CSRF); tùy chọn "Ghi nhớ đăng nhập" lưu thêm một cookie dài hạn trên máy của bạn. Trình duyệt cũng lưu một số tùy chọn giao diện (như trạng thái thu gọn menu). Hệ thống không dùng cookie theo dõi hay quảng cáo của bên thứ ba.

9. Ứng dụng điện thoại

Ứng dụng có thể xin quyền thông báo (để nhận thông báo đẩy) và quyền máy ảnh / thư viện ảnh (để chụp hoặc chọn ảnh chứng từ đính kèm phiếu). Các quyền này là tùy chọn; bạn có thể từ chối hoặc thu hồi trong cài đặt của thiết bị. Ứng dụng không thu thập vị trí, danh bạ hay dữ liệu ngoài phạm vi trên.

10. Liên hệ

Mọi câu hỏi, yêu cầu về dữ liệu cá nhân xin gửi tới Văn phòng Công chứng Ngô Hồng Thanh qua vinbsgroup@gmail.com, điện thoại 02923 846 947. Vấn đề kỹ thuật của phần mềm có thể gửi tới đơn vị phát triển tại www.vi-sos.com.

11. Thay đổi chính sách

Chính sách có thể được cập nhật khi Hệ thống thêm chức năng hoặc khi pháp luật thay đổi. Phiên bản mới có hiệu lực từ ngày ghi ở đầu trang; việc tiếp tục sử dụng Hệ thống sau thời điểm đó được xem là bạn đã chấp nhận chính sách mới.